Cómo llevar el control del fiado sin perder dinero ni clientes

Para llevar el control del fiado sin perder dinero, pon tres reglas por escrito (a quién le fías, cuánto como máximo y hasta cuándo tiene para pagar) y anota cada cuenta el mismo día. Así el fiado deja de ser dinero perdido en una libreta y se vuelve una venta que sí cobras.

Cuándo sí conviene fiar (y cuándo no)

Fía cuando el cliente es conocido y constante: vive o trabaja cerca, compra seguido y ya te ha pagado antes. En un negocio con clientes de obra, de oficio o de ruta, el crédito ayuda a vender más.

No fíes cuando:

• el cliente es nuevo y no sabes dónde encontrarlo;
• ya tiene una cuenta vencida contigo;
• la cantidad pesa más que lo que ganas en un mes con ese cliente.

Tus reglas de fiado por escrito: a quién, límite y fecha de pago

Escríbelas en una hoja y pégala donde tu equipo la vea:

1. A quién: solo clientes que aprobó el dueño o el encargado.
2. Límite: una cantidad máxima por cliente, por ejemplo $1,500. Si la rebasa, no se fía más hasta que pague.
3. Fecha: el día en que debe pagar, por ejemplo cada sábado o a los 15 días.

Un límite no es desconfianza: es una regla pareja para todos.

Qué anotar en cada fiado

Cada fiado necesita seis datos:

Dato	Ejemplo
Fecha	14 de noviembre
Cliente	Don Raúl, obra de la calle 5
Qué se llevó	2 bultos de cemento, 5 m de cable
Monto	$620.00
Abonos	$200.00 el día 21
Saldo	$420.00

Los datos del ejemplo son ilustrativos. Anótalo el mismo día: lo que se anota «luego» se olvida.

Libreta de fiado, Excel o app: cuándo cambiar

• Libreta: gratis y rápida, pero se pierde, se moja y nadie suma sola. Sirve mientras tengas pocos clientes.
• Hoja de cálculo: suma y ordena por cliente, pero hay que capturar dos veces (en la venta y en la hoja).
• Sistema de punto de venta con clientes: el fiado se registra al vender y el saldo se actualiza solo con cada abono.

Pasa de una a otra cuando ya no recuerdes de memoria quién debe.

Cómo cobrar el fiado sin perder al cliente

El recordatorio a tiempo

El mejor momento para cobrar es un día antes de la fecha, no un mes después. Un recordatorio amable a tiempo evita el cobro incómodo.

Mensaje de WhatsApp para copiar

Hola, don Raúl. Le recuerdo que su cuenta con nosotros es de $420 y vence el sábado. Puede pasar a la tienda o transferirnos. ¡Gracias por su preferencia!

Es corto, trata de usted y da dos formas de pagar.

Acuerdos de pago en partes

Si no puede pagar todo, acuerden un plan: $200 hoy y $220 el próximo sábado. Anótalo y cúmplelo. Un cliente que abona sigue siendo cliente.

Cuando el fiado crece: clientes de obra y negocios

Cuando le fías a un contratista o a otro negocio, las cantidades suben y también el riesgo. Es lo normal en una ferretería que le vende a clientes de obra o en una carnicería con clientes de confianza. Ahí conviene revisar cómo cobrar a clientes que te deben y llevar tu cartera por antigüedad.

Si el monto es grande: el pagaré

Para montos que no quieres arriesgar, pide un pagaré: un documento firmado donde el cliente promete pagar una cantidad en una fecha. Antes de usarlo, que tu contador o abogado revise el formato, porque debe cumplir requisitos de ley.

Plantilla de control de fiado

Copia esta tabla a una hoja de cálculo:

Fecha	Cliente	Productos	Monto	Abono	Saldo	Fecha límite

Los abonos que entran en efectivo cuentan en el cierre del día: mira cómo hacer el corte de caja para sumarlos bien.

Con Cajón — cada cliente tiene su cuenta con lo que debe y sus abonos, y el fiado entra solo al corte. Clientes y fiado son del plan Negocio. Revisa los planes y precios.